회의 시작 전 준비해야 할 것들

회사에서 여러 사람이 한 자리에 모일 땐 시간의 가치를 극대화하려는 노력이 필요하다. 더욱이 회의는 적극적인 의견교환을 통해 통일된 결론을 이루고자 모인 자리가 아닌가. 솔직히 기존에 참석했던 회의를 돌아보면 시간과 돈, 자원을 낭비한 소모성 회의가 종종 있었던 게 사실이다. 이에 효율적인 회의를 위해선 반드시 사전준비가 필요하다.

먼저 회의 진행자라면 회의의 목적과 시간, 장소 그리고 회의 진행방식을 참석자들에게 미리 알리는 게 좋다. 이를 위해 참가인원 숫자에 맞게 회의실을 예약하고 필요한 장비도 회의 전에 세팅해두어야 한다. 또 참석자들에게 회의의 목적을 공지할 땐 관련 자료나 문서도 같이 공유하는 게 좋은데, 이렇게 하면 참석자들도 의제와 관련한 현황을 미리 체크할 수 있고 때론 해결법이나 대안을 준비할 시간이 생기기 때문이다. 그리고 정기적으로 진행하는 회의든 갑자기 발생한 회의든 진행자는 회의 직전에 다시 한번 시간과 장소를 고지하는 것까지가 준비에 포함된다.

√ 회의 목적, 시간, 장소, 진행방식을 미리 고지할 것!
√ 회의실 예약 및 장비 세팅도 미리 준비할 것!
√ 관련 자료 공유로 참석자들이 회의를 준비할 수 있도록 할 것!

모든 참석자들에게 부여되는 역할과 책임

회의가 일종의 시간낭비로 치부되는 이유 중 하나는 불필요한 자리에 불려갈 경우가 있어서다. 꼭 참석해야 하는 사람들만 모인다면 훨씬 생산적이고 효율적으로 진행될 수 있다. 이를 위해선 모든 참석자들이 역할을 가져야 한다. 이는 은근슬쩍 회의에 무임승차하려는 사람을 대화의 장으로 끌어내는 장치이자 직급을 무기로 발언을 독식하지 않도록 제어하는 수단이기도 하다.

회의에서 담당하는 역할은 리더, 진행자, 제언자, 회의록 작성자 등으로 나눌 수 있다. 바꿔 말하면 여기에 해당하지 않는 사람들을 굳이 회의에 부를 필요가 없다는 것이다. 우선 리더는 무엇을 위해 여러 사람이 회의에 모인 건지 목적을 분명히 제시하는 동시에 회의 후 후속조치에 필요한 행정적 지원을 아끼지 않아야 한다. 그리고 사실상 회의의 중심이 되는 진행자는 여러 사람이 골고루 의견을 낼 수 있도록 이끄는 동시에 중간중간 의견을 취합하거나 갈등을 중재하는 역할을 맡아야 한다. 리더와 진행자는 회의 안건에 따라 동일인물이 맡을 수도 있다.

또 제언자는 해당 안건에 대해 필요한 정보를 주고받으며 결론을 도출해 내는 역할로 실상 리더나 진행자 외 거의 모든 이들을 말하는데, 이들 역시 그냥 참석만 하는 것이 아니라 자신의 의견을 미리 준비하고 경청자세 역시 매너로 장착하고 있어야 한다. 마지막으로 회의록 작성자는 회의내용이나 협의사항, 차후 계획 등을 잘 정리해 회의 후 공유하는 역할을 맡으면 된다. 특히 날짜, 금액 등 숫자가 들어간 사항은 참석자들도 헷갈리기 쉬우니 정확한 기록이 중요하다. 만약 정기회의일 경우 돌아가면서 진행자 역할을 맡는 방법도 고려할 만하다. 역할이 달라지면 회의를 대하는 태도도 달라지기 때문이다. 그리고 회의에서 어떤 역할을 맡든 모든 역할엔 책임이 있다는 것도 명심해야 한다.

회의 참석자들의 기본자세

회의매너의 기본 중 기본은 시간엄수. 가능한 5~10분 정도 일찍 도착하는 습관을 기르길 권한다. 미리 도착해 자료를 한번 더 살펴보거나 참석자들과 가벼운 대화를 나누면서 워밍업 시간을 가질 수 있기 때문이다. 불가피하게 늦는다면 진행자에게 미리 양해를 구하도록 하자. 또 회의 시작 전엔 진행자를 포함해 회의에 참석한 모든 사람들은 휴대폰이 매너모드인지 확인하고 원활한 회의를 위해 다른 업무는 잊고 회의에만 집중하도록 해야 한다. 가끔 전화를 받으러 나갔다 오는 이들이 있는데 이 경우 회의 분위기가 흐트러지기 쉽다. 사실상 회의가 엄청나게 길지 않기 때문에 전화가 올 경우 문자나 카톡으로 상대방에게 이후 연락하겠다고 알리고 회의에 집중해도 큰일은 생기지 않는다.

√ 회의 시작 5~10분 전 착석으로 자료 검토의 시간을 가진다!
√ 회의 시에는 회의에만 집중하고 걸려오는 전화는 잠시 미룬다!

효율적 회의를 위한 규칙

회의는 여러 사람의 생각을 나누는 자리인 만큼 모두 공평하게 의견을 개진하는 것도 매우 중요하다. 많은 인원이 모인다면 시간 배분이 더욱 중요하므로 타이머를 사용해 발언시간을 제한하는 방법도 고려해보자. 여기엔 회의시간이 늘어지지 않도록 긴장감을 불어넣는 효과도 있다. 시간제한이 있다면 자신이 발언할 내용을 다듬을 수밖에 없기도 하다. 또 여럿이 돌아가며 발표하는 회의라면 자리배치도 순서에 맞게 정하는 게 좋다.

√ 발언순서를 정하면 발언권이 고루 돌아갈 수 있다!
√ 발언시간을 제한하면 회의시간이 늘어지는 것을 막을 수 있다!

회의가 끝난 후에 남은 할일

회의가 끝났다면 이제 각자의 자리를 정리해야 한다. 꺼냈던 의자는 탁자 밑으로 밀어넣고 자리 부족으로 다른 데서 가져왔던 의자가 있다면 그것도 제자리로 돌려놓자. 앉았던 자리를 돌아보고 다 마신 음료컵이나 메모종이 등도 깨끗이 치우도록 하자. 노트북을 가져와 선을 연결했다면 꺼내 썼던 선 정리도 말끔하게 해놓고, 칠판을 사용했다면 지우고 나가야 한다. 회의가 끝나면 회의가 시작되기 전의 모습으로 회의자리를 만들어놓는 것까지가 회의의 완성이다. 그리고 모든 점검이 끝났다면 전기 소등 후 자리를 떠나면 된다.

√ 각자의 자리를 깨끗이 정리하고 회의실을 떠날 것!
√ 회의 시작 전의 모습으로 회의실을 원상복구 해놓을 것!

사실 회의방식에 정해진 룰은 없다. 회의 안건과 제반 상황, 참석자 수에 따라 많은 변수가 있기 때문이다. 이에 유연하게 적용하되 가장 중요한 것은 효율적인 회의를 만들고자 하는 공감 그리고 서로를 배려하는 마음임을 잊지 말자. 회의는 옳고 그름을 따지는 자리가 아니라 사람과 사람이 모여 합의된 결론을 이끌어 내는 장이니 말이다.

※ 매너는 상식이 아니며 정답도 아닙니다. 이에 강요해서는 안 됩니다. 또 상황에 따라 변수도 많으니 기본 매너를 참고해 서로 배려하는 정도로 활용하시기 바랍니다.