비즈니스 미팅 전, 당신의 명함은 안녕하십니까?

√ 명함지갑을 마련하자

명함은 상대에게 자신을 알리는 가장 작은 소개서다. 이름과 소속, 연락처가 명시된 제2의 얼굴이므로 깨끗하고 구김 없이 보관하는 게 기본 중의 기본이다. 따라서 돈지갑이나 카드지갑에 끼워 넣기보다 별도의 명함지갑을 마련해 보관하길 권한다. 어차피 상대에게 받은 명함을 넣기 위해서도 필요하니 말이다. 상대방이 보는 앞에서 명함을 돈지갑이나 주머니에 바로 넣는 것은 실례이기 때문이다.

√ 깨끗하고 넉넉히 챙기자

같은 맥락에서 미팅에 앞서 옷매무새를 확인하는 것처럼 명함 역시 상태와 장수를 확인하는 센스를 장착하자. 더불어 상대방을 만났을 때 바로 명함을 건넬 수 있도록 꺼내기 쉬운 곳에 명함지갑을 보관하는 게 좋다. 상의 안주머니가 가장 적당하고 바지 뒷주머니에서 명함지갑을 꺼내는 것은 격이 떨어지는 행동이므로 삼가자. 주머니가 없는 옷이라면 가방 안 작은 포켓에 소지토록 하자.

√ 개성 있게 혹은 포멀하게

간혹 MZ세대 중 상대방에게 좋은 인상을 남기고자 명함을 커스텀하는 경우도 있다. 자신과 닮은 캐릭터의 스티커를 붙이거나 테두리에 귀여운 라벨링을 두르거나 각인을 하기도 한다. 창의성이 부각되는 업종이거나 프리랜서인 경우 혹은 캐주얼한 비즈니스 소모임이라면 명함을 통해 개성을 드러내는 것도 하나의 방법이 될 수 있다. 다만 비즈니스 미팅은 어디까지나 회사 일원으로서 자신을 소개하는 것인 만큼 공식적인 명함을 그대로 사용하길 권한다.

비즈니스 미팅 시, 명함을 주고받는 TPO

√ 명함은 두 손으로 주고받자

명함을 교환할 때는 활기차면서도 정중한 목소리로 인사하고 두 손으로 명함을 건네는 것이 좋다. 만약 가방이나 짐을 들고 있다면 의자나 바닥에 내려놓고 교환하는 것이 예의이며 상대가 내 이름과 직함을 읽기 쉬운 방향으로 명함을 전달하되 손가락으로 글씨를 가리지 않도록 주의한다. 마찬가지로 상대의 명함을 받을 때도 반드시 두 손으로 받는 게 매너다.

√ 주고받는 순서를 기억하자

명함을 주는 순서도 있다. 아랫사람이 윗사람에게, 직급상 하급자가 상급자에게, 방문한 쪽에서 맞이하는 쪽에 먼저 명함을 건네는데 간혹 윗사람이 먼저 명함을 주는 등 순서가 엉킬 때가 있다. 이럴 땐 당황하지 말고 “제가 먼저 드렸어야 하는데 늦었습니다”라는 말을 덧붙이며 명함을 건네도록 하자. 만약 명함을 줘야 할 사람이 2명 이상이라면 상대쪽 윗사람부터 순서대로 건넨다.

√ 명함으로 스몰토크를 해보자

명함을 동시에 주고받을 경우엔 오른손으로 자신의 명함을 건네면서 왼손으로 받으면 된다. 또 명함을 받으면 바로 명함지갑에 넣지 말고 상대의 명함을 보면서 이름과 소속을 다시 한번 확인하는 제스처를 취하고 회사의 업종 혹은 상대방에 대한 가벼운 칭찬이나 관심을 살짝 언급하면서 부드러운 분위기를 이끌면 좋다.

√ 명함이 있어야 할 자리가 있다

명함 교환 이후 미팅을 진행할 때는 받은 명함을 테이블 위에 두되 자신의 명함지갑을 방석 삼아 올려두어 상대방에 대한 존중을 표한다. 만약 상대가 여러 명이라면 앉아 있는 순서에 따라 명함을 차례로 올려놓는 센스가 필요하다. 그래야 미팅 시 중간 중간 이름을 확인하며 “○○ 과장님 이 사안은 이렇게 조율하면 어떨까요?” 식으로 상대를 정확하게 호칭할 수 있다. 미팅을 마치면 상대방의 명함을 조심스러운 손길로 들어 명함지갑에 넣는다. 받은 명함을 테이블 위에 그대로 두고 오는 것은 최악의 결례이므로 설사 급하게 미팅을 끝내더라도 명함은 꼭 챙겨야 한다. 단, 식당 등에서 명함을 교환할 경우에는 음식물로 인해 명함이 오염될 수 있으므로 가급적 빠르게 명함에 적힌 정보를 기억한 후 명함지갑에 넣는 것이 낫다.

비즈니스 미팅 후, 명함 정리도 비즈니스다

√ 명함집에 보관하고 히스토리도 적어두자

명함 정리는 가능한 미팅 직후에 바로 하는 게 좋다. 또 명함집을 따로 마련해 깨끗하게 보관하길 권한다. 명함집의 여백이나 메모칸에 상대방과 나눈 이야기나 특징 등을 날짜와 함께 간략하게 기록해 놓으면 훗날 기억을 되살릴 때 도움이 된다. 명함집은 업무용과 개인용을 구별하는 게 좋고 자신의 업무스타일(프로젝트별, 거래처별, 날짜별)에 따라 인덱스로 구분해 정리해두자.

√ 아날로그와 디지털을 적절히 활용하자

요즘엔 명함관리 앱을 이용해 명함을 정리하는 경우도 많다. 명함을 핸드폰 카메라로 촬영하면 자동으로 이름과 회사, 부서, 직책, 연락처 등이 앱에 데이터베이스화 된다. 그렇다고 실물명함을 버리지는 말고 명함집에 보관하되 이렇게 관련 정보를 앱에 기입해두면 언제 어디서든 편하게 확인할 수 있을 것이다.

√ 개인정보는 제대로 삭제 후 처리하자

이직이나 부서 변경 혹은 중복으로 가지고 있는 명함 등 명함을 처리해야 할 때가 있다. 이때 명함을 그냥 구겨서 버리거나 한 번에 쓰레기통에 넣으면 자칫 상대의 개인정보가 노출될 위험이 있다. 또 대부분 명함은 코팅종이를 사용하기에 종이로 분리배출 해서도 안 된다. 따라서 명함을 처리할 땐 파쇄기를 이용해 개인정보를 완전히 삭제하거나 잘게 찢어 버리도록 하자.